Polityka Prywatności serwisów internetowych ZEPTER

1. Na wstępie

Zapraszamy do zapoznania się z naszą Polityką Prywatności, która wskazuje zasady przetwarzania przez nas Państwa danych osobowych. Polityka prywatności (dalej: PP) dotyczy wszystkich naszych serwisów internetowych, w tym pod adresem www.zepter.pl.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest Zepter International Poland sp. z o.o. (dalej również: Zepter INTL Poland), spółka wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy KRS, numer KRS 0000107635, NIP 5260200187, REGON 011524677, kapitał zakładowy: 224.500 zł.

Dane kontaktowe:
adres: ul. Domaniewska 37, 02- 672 Warszawa
tel. (22) 565 84 84, (22) 565 80 00 / Infolinia (22) 230 99 40
E-mail: zepter@zepter.com.pl

3. Inspektor ochrony danych (IOD)

IOD-em Zepter International Poland sp. z o.o. jest Pani Justyna Buzała, z którą można się kontaktować na e-mail: iod@zepter.com.pl, lub tradycyjnie – listownie na adres: IOD Zepter INTL Poland, ul. Domaniewska 37, 02-672 Warszawa.

4. Cel przetwarzania danych osobowych i podstawa prawna

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „RODO”) w celu:

1. realizacji usługi formularza kontaktowego online (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) - przez czas niezbędny do załatwienia Pani/Pana sprawy, w tym do przesłania informacji marketingowych o wybranych przez Pana/Panią produktach lub usługach, nie dłużej niż przez 6 miesięcy po załatwieniu sprawy w celach archiwizacyjnych lub do czasu przedawnienia roszczeń wskazanego we właściwych przepisach prawa,
2. realizacji usługi formularza marketingowego online, w tym typu „callback” (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – w przypadku wyrażenia zgody na kontakt marketingowy z wykorzystaniem podanego przez Panią/Pana medium – numeru telefonu lub maila, uzupełnionego przez Panią/Pana w celu jednorazowego kontaktu marketingowego, do czasu skontaktowania się z Panią/Panem przez Zepter INTL Poland lub cofnięcia przez Panią/Pana zgody (w zależności od tego, co nastąpi wcześniej); Cofnięcie zgody może nastąpić w każdym momencie, lecz nie ma ono wpływu na przetwarzanie danych dokonane przed takim cofnięciem,
3. zawarcia i wykonania Umowy lub podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem Umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – do czasu zrealizowania danego działania,
4. wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Zepter INTL Poland, np. wystawianie i przechowywanie faktur oraz innych dokumentów księgowych, sporządzenie informacji podatkowej, dokumentowanie i prowadzenie rozliczeń należności publicznoprawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) - przez okres wskazany we właściwych przepisach prawa,
5. marketingu bezpośredniego produktów i/lub usług Zepter INTL Poland – co wynika z prawnie uzasadnionego interesu Zepter INTL Poland (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO w zw. z motywem 47 RODO) - do czasu wniesienia sprzeciwu,
6. ustalenia, obrony i dochodzenia roszczeń z uwagi na nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – przez okres przedawnienia roszczeń wskazany we właściwych przepisach prawa,
7. tworzenia zestawień, analiz i statystyk na potrzeby wewnętrzne Zepter INTL Poland z uwagi na nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) - do czasu uwzględnienia przez Zepter INTL Poland uzasadnionego sprzeciwu albo wniesienia sprzeciwu,
8. umożliwienia przystąpienia do programu lojalnościowo-rabatowego Zepter INTL Poland drogą elektroniczną (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – w przypadku wyrażenia osobnej zgody na przystąpienie do programu np. w przypadku osoby zapraszanej do programu - poprzez kliknięcie w link potwierdzający zapis do programu w mailu, zaznaczenie elektronicznego check boxa z dedykowaną zgodą w Serwisie, telefonicznie itd. (art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zw. z art. 172 ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. - Prawo telekomunikacyjne i art. 10 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną), do czasu jej cofnięcia. Cofnięcie zgody może nastąpić w każdym momencie, lecz nie ma ono wpływu na przetwarzanie danych dokonane przed takim cofnięciem;
9. przekazywania treści marketingowych drogą elektroniczną (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – mailem (Newsletter) i/lub telefonicznie przez Zepter INTL Poland (art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zw. z art. 172 ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. - Prawo telekomunikacyjne i art. 10 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną) – w przypadku wyrażenia osobnej zgody np. poprzez zapisanie się do Newslettera i/lub wyrażenia osobnej zgody na marketingowy kontakt telefoniczny, do czasu jej cofnięcia. Cofnięcie zgody może nastąpić w każdym momencie, lecz nie ma ono wpływu na przetwarzanie danych dokonane przed takim cofnięciem.

Dane osobowe, w przypadku zbierania ich bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, są podawane na zasadach dobrowolności.

W przypadku udostępnienia nam Państwa danych osobowych (za Państwa zgodą) przez uczestnika naszego programu lojalnościowo-rabatowego (czyli nie bezpośrednio od Państwa) poinformujemy dodatkowo o źródle pochodzenia danych, tj. skąd je mamy.

Odmowa podania danych osobowych lub też nie potwierdzenie chęci uczestnictwa w programie - może skutkować niemożliwością świadczenia danej usługi.

5. Na stronie internetowej Sklepu wykorzystywany jest system sztucznej inteligencji („Agent AI”) wspierający obsługę zapytań klientów.

Agent AI:

• • udziela informacji o produktach,
• • przyjmuje zgłoszenia dotyczące chęci umówienia prezentacji produktów,
• • przekazuje zgłoszenia do działu obsługi klienta.

System ma charakter narzędzia wspomagającego komunikację i nie podejmuje samodzielnych decyzji wywołujących skutki prawne wobec użytkowników.
Zgodnie z klasyfikacją przewidzianą w AI Act system ten stanowi system AI o ograniczonym poziomie ryzyka (limited risk), podlegający obowiązkom przejrzystości.

Administrator informuje, że:

• • użytkownik komunikuje się z systemem sztucznej inteligencji, a nie z człowiekiem,
• • odpowiedzi generowane są automatycznie przez system AI,
• • użytkownik może w każdym momencie zażądać kontaktu z pracownikiem działu obsługi klienta.

Informacja o wykorzystaniu AI jest przekazywana w sposób jasny, zrozumiały i widoczny przed rozpoczęciem interakcji z Agentem AI, zgodnie z art. 50 AI Act.

Zakres przetwarzania danych w systemie AI

W ramach korzystania z Agenta AI użytkownik może podać:

• • imię i nazwisko,
• • numer telefonu.

Dane te są przetwarzane wyłącznie w celu:

• • udzielenia odpowiedzi na zapytanie,
• • kontaktu w sprawie prezentacji produktów,
• • obsługi zgłoszenia przez pracowników Administratora.

Dane nie są przekazywane podmiotom trzecim ani wykorzystywane do trenowania modeli AI, chyba że użytkownik został o tym wyraźnie poinformowany odrębnie.

Nadzór człowieka (human oversight)

Zgodnie z zasadami AI Act Administrator zapewnia odpowiedni nadzór człowieka nad funkcjonowaniem systemu AI poprzez:

• • możliwość przejęcia rozmowy przez pracownika,
• • weryfikację zgłoszeń przekazywanych przez system,
• • okresowe monitorowanie poprawności działania Agenta AI.

System nie działa w sposób w pełni autonomiczny w zakresie decyzji dotyczących klientów.

 Zarządzanie ryzykiem i bezpieczeństwo

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu:

• • zapewnienia bezpieczeństwa danych przetwarzanych przez system AI (zgodnie z art. 32 RODO),
• • minimalizacji ryzyka błędnych odpowiedzi,
• • zapobiegania generowaniu treści niezgodnych z prawem.

Dostęp do danych mają wyłącznie upoważnieni pracownicy.

Brak profilowania wysokiego ryzyka

Agent AI:

• • nie dokonuje oceny zdolności kredytowej,
• • nie podejmuje decyzji cenowych wobec konkretnych osób,
• • nie prowadzi zautomatyzowanego profilowania wywołującego skutki prawne,
• • nie klasyfikuje użytkowników według cech wrażliwych.

System nie należy do kategorii systemów wysokiego ryzyka w rozumieniu AI Act.

 Prawa użytkownika

Użytkownik ma prawo:

• • do uzyskania informacji, że komunikuje się z systemem AI,
• • do żądania kontaktu z człowiekiem,
• • do zgłoszenia zastrzeżeń co do działania systemu,
• • do realizacji praw wynikających z RODO (art. 15–22 RODO).

Odpowiedzialność

Administrator odpowiada za zgodne z prawem wykorzystanie systemu AI w zakresie jego zastosowania w sklepie internetowym, w szczególności za spełnienie obowiązków przejrzystości i nadzoru wynikających z AI Act.
Dane osobowe, w przypadku zbierania ich bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, są podawane na zasadach dobrowolności.
W przypadku udostępnienia nam Państwa danych osobowych (za Państwa zgodą) przez uczestnika naszego programu lojalnościowo-rabatowego (czyli nie bezpośrednio od Państwa) poinformujemy dodatkowo o źródle pochodzenia danych, tj. skąd je mamy.
Odmowa podania danych osobowych lub też nie potwierdzenie chęci uczestnictwa w programie - może skutkować niemożliwością świadczenia danej usługi.
 

6. Komu przekazujemy dane osobowe

1. Odbiorcami danych osobowych mogą być podmioty z grupy przedsiębiorstw w rozumieniu RODO, w której skład wchodzi Administrator oraz podmioty/osoby współpracujące z nami w zakresie realizowania celów, wskazanych w pkt. 4 powyżej.
2. W przypadku przekazywania przez nas danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (dalej: EOG), korzystania z narzędzi podmiotów, które mają swoją siedzibę poza EOG lub które mogą przechowywać dane poza EOG, (Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do organizacji międzynarodowych), zastosujemy wszelkie dostępne prawnie środki ochrony (np. przewidziane w art. 46 RODO) w celu zabezpieczenia takiego przekazania danych. Do przekazywania danych poza EOG może dochodzić na podstawie wyjątków przewidzianych w art. 49 RODO, o ile mają zastosowanie warunki określone w tym artykule. Informacje na temat stosowanych zabezpieczeń można uzyskać kontaktując się z naszym IOD- em lub nami bezpośrednio.

7. Państwa uprawnienia

1. Ma Pan/i prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, ich przenoszenia (o ile dotyczy).
2. Dane osobowe mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany z uwagi na uczestnictwo w programie lojalnościowym, w którym uczestnikom oferowane są korzyści w postaci obniżenia ceny Produktu – cena jest ustalana wówczas indywidualnie na podstawie automatycznie podjętej decyzji z uwagi na uczestnictwo w programie lojalnościowym, co jest niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy między osobą, której dane dotyczą, a Zepter INTL Poland jako administratorem; z wyłączeniem profilowania. Zepter INTL Poland informuje, że żadne decyzje wywołujące wobec osoby skutki prawne lub w podobny sposób na nią istotnie wpływające nie będą oparte wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu danych osobowych i nie wiążą się z taką automatycznie podejmowaną decyzją.

8. Sprzeciw

Oprócz Państwa uprawnień wskazanych w pkt. 6 powyżej, ma Pan/i także prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Pani/Pana danych osobowych z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją, a także prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania przez nas Pani/Pana danych w celach marketingu bezpośredniego naszych produktów i/lub usług.

9. Skarga

Ma Pan/i prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pan/i, iż przetwarzanie danych osobowych Pana/Pani dotyczących jest niezgodne z prawem.

10. Przywoływany akt prawny

RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE L 2016 Nr 119, s. 1).

AI Act - (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1689 ustanawiające zharmonizowane przepisy dotyczące sztucznej inteligencji), w powiązaniu z RODO.